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  证书转换机构问题答复  

  

1问:证书转换备案使用的系统平台地址?

*使用平台: 常见问题解答

*网站地址: http://report.cnca.cn

*说明书:见认证机构行业自律备案用户手册常见问题解答

 

2问:CCAA自律监管系统的登陆使用权限和起始设置?

 

CCAA自律监管系统仅限于认证机构之间证书转换的信息查询,不对获证组织和社会公开。

初始用户名和密码与认证认可业务上报系统用户名、密码相同,机构获得资质审批部门授权。

常见问题解答

3问:证书转换适用的认证领域?

 

答:具体适用的认证领域由中国认证认可协会行业自律与诚信建设工作委员会根据工作需要提出,由中国认证认可协会确定。目前包括:质量管理体系、环境管理体系、职业健康管理体系、食品安全管理体系、HACCP、信息安全认证管理体系、有机产品认证、知识产权管理体系。

 

4问:上报审核不予通过的信息

答:机构上报审核不予通过的信息,需添加附件(认证机构最高管理者\或授权做出的决定

常见问题解答

5问:获证组织支持格式和文件数量?

 

答:支持Doc docxpdfjpgtif等单体文件格式;同时,支持压缩包文件。

 

6问:备案未通过(退回/第一次驳回)后的证据补充?

常见问题解答

退回答:  在原有的上报信息上,点击“查询”,针对退回的项目,点击“修改”补充相关证据。针对驳回的项目,补充证据后再次申请,驳回2次后不再有申请按钮,自动终止申请。

 

7问:认证证书到期前的转换申请时限要求?

 

答:原证书在原认证机构认证期将满,证书即将到期,获证组织自愿转换,且可以出具获证组织声明的,可以办理转换备案。协会接受证书即将到期的时间期限,为办理本月再向后延续三个月内即将到期的证书。例如:20193月办理,20126月底以前到期的证书视为即将到期的证书。

  

8.问:证书已经失效,失效前有认证处置,是否能够正常转换?

 

答:《规范》第八条规定:认证机构暂停、撤销认证证书,自做出暂停、撤销认证证书决定之日起,一年内其他任何机构在一年内不得对同一获证组织作出发放证书的决定。需要注意,原认证机构在证书有效期内做出认证处置,即使之后到达认证证书截止日期,该条款的一年期限依然有效,该条款不因原证书的失效而发生变化。所有形式的证书转换,都不能和本条款内容发生冲突。

同时考虑正常的证书周期内,获证组织在原机构实施了2次及以上年度监督审核(不含特殊及非例行),认证机构和获证组织的责任义务均已实施,未有未尽事宜(费用),证书到期前3个月可以申请转换机构。 

注:如获证组织因未按时接受监督审核被做出暂停的认证处置,后继暂停期内未恢复导致撤销的情况,暂禁转换期限从暂停之日起计算1年,不因后继的撤销重复追加延长暂禁期限。 

9问:是否带有认可标志对于证书转换机构的影响?

  

答:认证机构在被认可的业务范围内开展认证活动时,必须发放带认可标志的认证证书。当原认证机构颁发的认证证书不带认可标志,而其他机构可以颁发带认可标志的证书。由获证组织出具声明,可以提出转换申请,办理转换备案。IAF成员认可标识:CNAS(中国)JAS-ANZ(澳大利亚/新西兰)、ANAB(美国)、UKAS(英国)JAB(日本)等,详见http://www.iaf.nu/articles/IAF_Members__Signatories/4

  

10问:按照“原发证机构在证书有效期内受到了行业协会、行政监管部门、认可机构的处罚”条款进行转换需注意的事项?

  

答:原发证机构受到行政监管部门、认可机构的资格处罚,正处于处罚期内,证书转出不受限制;在某证书有效期内受到行业协会、行政监管部门、认可机构的处罚,该证书得获证组织在任何时间都可以提出转出。但在处罚期后新发放的证书不能按此规定转出。

例如:**认证有限公司的处罚日期是2019年4月5日,恢复日期是2019年7月5日,那么证书有效期涵盖处罚日期的证书都可以以此为理由转换证书(通常是:2016年4月6日-2019年4月5日发放的证书,其他证书换版或特殊领域证书有效期1年的同理),处罚恢复后颁发的证书不适用此条款。  

11问:按照“转换证书不造成原证书的失效,获证组织同时持有多张证书,继续接受原认证机构对原证书的监督”进行转换需注意事项?

  

此条规定目的在于方便一部分获证组织因产品、市场多样化需要持有多种证书的情况,但同时不能影响原认证机构的权益。按照此条规定进行备案的项目,转入机构必须为初审合同,并且初审合同中必须含有限制条款,限制条款中须约定获证组织继续接受原认证机构对原证书的监督,并取得原机构的同意。因获证组织未兑现承诺,导致的原机构做出认证处置,新机构需做出同等效力的认证处置。

  

12.问:按照“持有多个认证机构证书的获证组织,需要缩减认证机构数量时”转换注意事项?

  

按此条款进行转换的证书,需要在认监委网站查询证书的持有情况,转入机构和转出机构的证书需同时可以查到,并且转入机构的证书处于有效状态,才能办理转换证书备案,不能以签订的合同、拟认证的意愿,全球的框架协议等作为转换现有证书的依据。如获证组织所持有的认证证书已经处于暂禁转换状态,则转入机构不能进行转换监督备案。转出机构证书在认监委网站可以查询并保持有效,转入机构证书无法查询,不能按此条款规定内容办理。

 

13.问:核实功能的时间要求

核实功能是出于证书转换过程中少量的证书转换涉及争议解决,问题前置,公平竞争,尊重转入转出机构平等原则的功能模块。获证组织转换理由需要进一步经原机构核实。核实促发后,次日0时起,72小时为反馈期,原机构可以针对获证组织声明内容与获证组织沟通确认,提出驳斥的证据及结论(不能只有结论)。72小时不回复视为无意见,系统自动“超期视为同意”。

14.问:备案通过后是否可以申请删除备案信息

获证组织转换信息,1年针对一张证书只能转换一次,备案通过后原则不予删除。如确有需求需备案通过的机构主体书面出函至协会说明情况,并承诺10个工作日内不受理任何机构的证书转入,协会审批同意后提请认监委信息中心后台予以删除。

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